差旅政策和程序

山东省国林助学慈善基金会差旅政策和程序 

第一部分 差旅政策
1.本政策和程序适用于山东省国林助学慈善基金会全体全职和兼职工作者、实习生。

2. 本政策和程序所用的差旅一词，包括海关外差旅和海关内差旅。海关外差旅指的是需要经过中国海关和边检的差旅，包括国际差旅和港澳台地区差旅。海关内差旅指的是不需经过中国海关和边检的中国大陆地区差旅。

3. 作为慈善组织，我们在保证安全和卫生的前提下，以节俭为准则，在不超过上限的范围内，通过比价选择经济适用的差旅费用组合，节约差旅费用，将更多的资金用于服务和业务活动支出。

4. 出于尊重被拜访者、合作者时间和安排的考虑，并且为了让拜访和差旅更有成效，差旅申请者应当至少提前一个星期约定好见面时间，做好差旅安排，提交差旅申请。

5. 审批：2000元以下的差旅申请/差旅借支/差旅报销，由部门主管负责审批，2000元以上的差旅申请/差旅借支/差旅报销，由秘书长审批。

6. 本政策和程序内所用的差旅费，包括交通费（飞机票、船票、列车车票、高速路费、过桥费及其他公共交通工具）、住宿费和餐费。

交通费：
列车车票应为高铁票二等座、或普通列车的软卧及软卧以下车票；
飞机票应为经济舱，飞机票价格的上限为同一出发地和目的地的高铁票价，并且应做比价，选择相对最低价格。如非最低价格，应填写说明，由具有审批权限的上级来审批。财务部门对此应做好记录和统计。
住宿费：
住宿应在选择经济连锁快捷酒店。
同性别出差原则上应住双床标准间。
餐费：
餐费每人每天的上限为120元，如因小餐厅无票据，则应如实手写记录作为补贴发放。

7. 出差人员应在差旅结束三天内向部门主管、财务部、人力资源和行政部提交《差旅报告》，相关部门应做好存档。

8. 如差旅期间涵盖周末，需在申请加班时提供工作计划，并在结束后的三天内提交加班期间工作日报记录和工作产出文档。

9. 基金会组织的外出培训、会议、交流、访问、考察、学习等活动，也属于差旅，产生的费用也依照本政策和程序标准来执行。

10. 特殊情况处理：如因为特殊情况不能按照本差旅政策和程序进行，需报理事长审批。特殊情况可能有：身体原因，时间紧迫，年龄原因，专家/政府/捐赠方的差旅标准高于基金会标准等特殊情况。 
第二部分 差旅程序
 11.关于差旅申请和审批的程序

员工有出差工作安排，应当在第一时间（一般需提前一周）在飞书工作平台提交《差旅申请表》，说明出差事由、地点、预计拜访日程、差旅预算等，报直接主管审核。按照发生的金额是否超过2000元，由财务部和人力资源和行政部审核、部门主管或秘书长审批。
部门主管差旅申请不论金额多少均由秘书长审批。审批人员应在两个工作日内完成审批。
差旅申请者应当在携程、去哪儿等购票app/软件中做比价，并截图存档和上传，尤其飞机票需要进行比价。
酒店可以选择锦江之星、白玉兰、星程酒店、7天酒店、7天优品、如家酒店、如家精选等，申请人应比价和截图存档上传。
审批通过后，差旅申请人应当至少提前三天完成订票和订住宿酒店。
如员工因突发事件或特殊原因，从提出差旅申请表到出差时间在一周之内的，应当填写《紧急差旅申请表》和《差旅预算》，并说明原因，相关上级应当在12小时内完成审批。
差旅申请是差旅费报销的前提，无差旅申请的差旅费将无法报销。

12. 审核与审批岗位和权限

人力资源及行政负责记录差旅考勤，并研究和发布《差旅锦囊》提供不同地区的差旅建议，协助员工高效率的进行不同地区的机票及酒店价格检索和预订；
财务部会计负责审核员工差旅费是否符合标准、差旅票据是否合规，并计算、发放差旅借支和差旅报销。
部门主管负责审批部门内下属的出差、差旅申请和差旅费用事宜，并审批2000元以下的差旅申请和差旅费用。
秘书长负责审批超过2000元的差旅申请和费用，以及部门主管的差旅审批审批。

13.差旅餐费报销和借支标准

海关外出差餐费报支：依照实际海关外差旅天数核算，港、澳、台按每天200元支付；其他地区按每天300元支付。海外国家和地区多为手写发票，需凭餐费发票报销。
海关内出差餐费报支：在工作地市内出差无出差补贴。国内出差补贴依照实际出差天数核算，餐费每人每天的上限为120元，需提供餐厅发票、小票或付款截图，以实报实销的方式发放补贴。
以下午2点为时间结算点，2点以前出发和2点以后到达的回程，餐费按全天结算；2点以后出发和2点以前到达的回程，差补按半天结算。
基金会鼓励员工通过支付宝花呗（无年费）、个人信用卡等方式来支付，在出差完成后报销，避免借支行为。
出差期间如宴请客户产生招待费或异地办公室报销，出差人员申请当次餐费报销/餐饮补贴时自觉说明并扣减。
注：差旅餐费报支所列均为人民币。

14.交通费、住宿费标准

员工出差期间的交通费和住宿费，在不超过上限的前提下，凭发票实报实销。
如遇特殊情况超标时，员工应提前向部门主管和秘书长通过邮件提交工作请示报告（邮件抄送人力资源及行政部、以及财务部），说明超标原因和额度，如审批通过，按正常流程报销差旅费，否则，超标部分个人负担。
交通费：
交通费包括异地及市内交通工具票款、订票费、保险费、退票费，基金会统一购买相关保险后不再报销保险费。本着节约成本和节约时间的原则，出差人员应酌情选择经济适用的交通工具。
票据可以打印电子发票或者机票行程单，飞机票的电子发票应当注明乘机人、航班号、出发地和目的地。不鼓励时候打印行程单快递，快的行程单所发生快递费不予报销。
住宿费: 
仅含住宿费，在住宿期间发生的餐费走餐费单独报销。住宿期间的迷你吧消费自付，非住宿费项目由个人负担。
员工出差由接待单位免费接待或住亲友家，无住宿费发票的，不报销住宿费。
合住一间房间：
两位同性别员工前去同一地点出差，需同住一间房间，按照一间房间标准，同住人员其中一人负责报销住宿费即可，另一人不得再重复报销。
特殊情况需提前申请和说明。
住宿费上限：
海关内差旅住宿（元/间·晚）：
一类城市：400/间·晚；
二类城市：320/间·晚；
其他城市：275/间·晚；
城市类别划分：
一类城市：北京 上海 广州 深圳
二类城市：天津、重庆、杭州、南京、厦门、成都、苏州、东莞、无锡
其他城市：以上未列明的地区
海关外差旅住宿（元/间·晚）：
欧洲、美国、中国香港地区：1200元/间·晚
其他地区：800元/间·晚
旺季上浮：
旺季是指旅游和活动的旺季，以实事求是为原则，与具体季节并非完全相一致。如果酒店发生费用浮动，报销上限可以适当上浮，一般北方城市夏天为旺季，南方城市冬天为旺季。上海进博会期间为旺季，广州广交会期间为旺季。
淡旺季上浮情况说明：如果入住了同一间酒店，申请人可以提供一年以内同一间酒店低于标准的价格，因为酒店原因上浮价格，不视为超标。

15. 核酸检测费

如果因为出发地、目的地需要做核酸检测，核酸检测的自付部分由基金会承担。
个人应当选择公立医院做核酸检测，并刷医保卡支付。

16. 返程时间

出差期间，尽量安排在下午5点前办事完毕，之后于当天晚上返程。
如办完事后回到家的时间超过晚上9点，并且第二天为工作日，可以调休方式延迟上班2个小时（不可存休），延迟上班的调休由差旅审批人负责审批。
如出差当天下午5点后办事完毕且在第二天回家，应当在第二天上午返程。
如返程当天为工作日且在下午2点前抵达的，应回基金会办公，如不回基金会办公，应申请调休。

17. 《差旅报告》的程序

出差返回后应在出差结束3天（工作日）内，完成word版本《差旅报告》（如附件），标题为：姓名+时间+主题的差旅报告，作为附件在飞书系统作为附件提交，就出差情况进行总结性的汇报。
内容要求：出差报告需包括拜访对象姓名、职务及联系方式；出差期间的工作内容、工作效果及后续工作安排。
提交《差旅报告》是直属主管审核出差报销的必要条件之一。

18.违反差旅政策和程序如果员工违反本政策和程序，由人力资源和行政部通报批评并记入工作档案。

19.优化差旅政策和程序

人力资源和行政部应做好员工差旅费用的统计，及时总结最佳实践，持续优化差旅费用控制，提高差旅效率，优化本政策和程序，适时进行相关条款的修订和完善。